医疗器械提交的eCopy计划：行业与FDA工作人员指南
eCopy Program for Medical Device Submissions: Guidance for Industry and Food and Drug Administration Staff
发布日期：2025-12-03
状态：Final（最终） 类型：Guidance Document 类别：上市前 主题：Premarket、User Fees、Administrative / Procedural、Investigational Device Exemption (IDE) 案卷号：FDA-2018-N-0628
官方来源
https://www.fda.gov/regulatory-information/search-fda-guidance-documents/ecopy-program-medical-device-submissions PDF：https://www.fda.gov/media/83522/download
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本内容由英文原文机器辅助翻译，并经结构校对。如有歧义，以英文官方文本为准。
官方文件全文
本指南代表了美国食品药品监督管理局(FDA或Agency)目前对这一专题的想法。它没有规定任何人的任何权利,对FDA或公众没有约束力。您可采取另一种方式,即满足适用的法规和条例的要求。为了讨论另一种办法,请与标题页所列FDA工作人员或负责本指南的办公室联系。
I. 简介
《联邦食品、药品和化妆品法》(FD&C法)第745A(b)(3)节,经2017年《FDA重新授权法》(FDARA)第207节修正(Pub. L. 115-521),第510(k)、513(f)(2)(A)、515(c)、515(d)、515(f)、520(g)、520(m)、520(m)、510(k)、513(f)(2)(A)、515(c)、515(d)、515(f)、515(f)、520(g)、520(m)、520(m)、510(k)、513(f)、513(f)(2)(A)、515(c)、515(d)、515(d)、515(f)、515(f)、520(g)、520(m)、、530(m)、530(或《FD&C法》或《公共卫生服务法》第351节第564条,以及任何对提交前报告或提交的补充,包括对这些提交的上诉,提交时仅以美国食品药品监督管理局规定的电子格式提交。 行政当局(FDA或FDA)从FDA在最后本指南中指明的日期开始。eSTAR方案是目前仅以电子格式提交文件的方案。见FDA的指导准则 " 以电子格式提交医疗器械规章材料 — 根据《联邦食品、药品和化妆法》第745A(b)节提交的文件 " 。
直至对每一具体提交类型实施eSTAR为止,第745A(b)(1)节规定,提交前和提交上述各类提交时,必须提交电子副本。 1 本指南说明了FDA如何根据《FD&C法》第745A(b)节执行电子复印方案。eCopy和eSTAR方案,加上CDRH门户网站2或CBER提交的下一代电子提交网关(ESG NextGen)3,预计通过更及时地提供提交材料的内容,而不是仅仅依靠交付,提高审议进程的效率,处理并维护纸质版本。
除其他外,本指南提供了《《联邦食品、药品和化妆品法》》第745A(b)(2)(A)节规定的有效电子副本的标准。根据第745A(b)节,本最后本指南中确定的提交书类型必须包含符合标准的eCopy
第745A(b)节,国会明确授权FDA通过提供标准、豁免标准,执行法定eCopy要求,因此,如果本文件根据《《联邦食品、药品和化妆品法》》第745A(b)节(即标准、免除标准、标准、豁免标准)提供此类要求,该文件不受FDA良好指导做法(GGP)条例通常的限制,例如要求指南文件不能确立法律上可执行的责任。
然而,本文件还就FDA对法定eCopy要求的解释以及FDA目前对执行eCopy方案其他方面的最佳方法的想法提供指导。因此,如果本文件中的规定不是第745A(b)(2)节中的“标准”、“放弃标准”或“豁免”的规定,该文件不为任何人创造或赋予任何人任何权利,也不赋予任何人任何权利,而且不为约束FDA或公众而运作,但确实代表了FDA目前对此议题的想法。本指南的这些部分使用这个词应表明建议或建议,但不要求。如果适用法规和条例的要求得到满足,则可以采用另一种办法。可以通过与指导标题页所列FDA工作人员联系,讨论另一种办法。
遵守《全球采购政策》的条例,确保受监管实体和公众将指南文件理解为不具约束力,FDA指南文件通常载有标准语言,解释内容仅被视为建议,除非提到具体的规章或法规要求。FDA没有将这一标准语言列入本指南,因为它没有准确描述本指南的所有影响。本指南包含有约束性和无约束性的规定。只要该指导根据《FD&C法》第745A(b)节规定“标准”、“放弃标准”和“豁免”,即具有约束有效性。
eCopy方案不打算影响(减少或增加)申请人在提交审批或核准申请时所包括数据的类型或数量。为本指南的目的,申请者包括“提交者”,“申办者”或“持有人”。 请参考FDA其他器械或CDRH和CBER提供的与具体方案有关的指南文件,以便适当内容纳入提交材料。
欲了解更多eCopy方案资源,请查阅FDA题为ECopy医疗器械提交的网页。
II. 什么是电子拷贝?
电子拷贝(eCopy)是贵医疗器械申请的电子版本,在光盘、数码录象盘、闪存盘、自动取款机、自动取款机、自动取款机、自动取款机;eCopy在邮寄时附上一份签名的首字母副本。在上市前提交材料中提交的其他表格也可以湿签字和扫描或有效数字签字方式签字。
III. 需要哪几类提交文件?
根据《FD&C法》第745A(b)节,除通过eSTAR方案4 接受或要求的提交类型外,下列提交类型需要电子副本:• 第510(k)节上市前通知提交(510(k));第513(f)(2)节自动提出第3类指认请求(De Novos)的评价;• 上市前批准申请,包括第515(c)节、第515(d)节下的过渡性批准申请;o这包括所有PMA提交类型,包括但不限于:原《产品管理协议》、小组跟踪补充条款、180天补充条款、实时审查补充条款、制造工地变更补充条款、30天通知、135天补充条款、以及批准后的研究补编和报告,以及涉及记者或所有权变更和延期请求的修正案。 • 第515(c)(4)款下的模块式产品管理局;o 包括所有IDE申请类型,包括原始IDES、IDE报告。• 520(m)项下的人道主义器械豁免申请;o 这包括所有HDE应用类型,包括但不限于原HDE、180天补充、制造工地变更补充、30天通知、30天通知(30天通知)135天补编、批准后研究补编和报告以及涉及记者或所有权变更和延期请求的修正案。 • 第564款下的紧急使用授权6[见下文豁免];• 根据《公共卫生服务法》第351条,某些调查性的新药物应用;o 仅适用于在提交生物许可证申请(BLA)之前,对生物生物许可证申请(BLA)所监管的生物器械,由生物登记局作为生物许可证申请
5 关于IDE提交类型的说明,见FDA“FDA关于研究用器械豁免(IDE)临床调查的决定”指南第9节。30天(CBE-30)、30天变化(CBE)、30天变化(CBE)、标签补编和年度报告产生的变化;• 提交前文件,虽然745A(b)不要求提交除提交前文件以外的类别报告,但要求以电子格式提交,FDA建议,所有Q-提交应以电子格式提交,以便利有效审查,详情请查阅Q-SUB指导。
e 其后提交原提交的所有提交,包括修正案(修正案包括文件增编和上诉)、补编、还要求提交上述提交类型的报告(包括年度/定期报告和核准后报告),以及修正补编和报告。请注意,《FD&C法》第745A(b)节不适用于根据21 CFR Part 803提交的医疗器械报告。
无论是单页提交书(即公司封面信件是唯一内容)还是多卷提交书,eCopy要求都适用。虽然没有限制提交总量的最大限度,建议整套提交总额不超过4GB,以避免提交过程中可能出现的延误。如果您选择通过 CDRH 门户网站提交文件, 文件大小必须低于 4GB; 任何更大的文件都必须邮寄到 CDRH 。使用ESG NextGen电子方式向CBER提交的资料,请查阅FDA的网页 电子提交网关下一代(ESG NextGen),以获取文件规模要求的信息。在收到或归档前,将不予接受或归档,除非已免除电子提交书要求,或已放弃对该提交书的电子提交书要求。
FDA指出,《法规》中列举的提交类型须遵守eCopy要求。然而,法规还允许FDA规定免除eCopy要求的标准。一般而言,下列类型的提交书将不适用第745A(b)(1)节的要求:• 所有豁免类型。
7 参考CDRH的器械咨询页,题为 " 医疗器械的扩大使用范围 " 。 尽管这些提交类型并不要求eCopy,但根据这项豁免,FDA鼓励在可行的情况下提交这些提交的电子版本,以便利审查进程。但有相关的电子信息,如成像数据,以补充提交,请与主审官联系,通过互动审查提交这些信息。如果您选择提交eCopy, 则必须满足附件1概述的技术标准。
FDA认为,鉴于软件的普及,能够以很少或免费费用创建可接受的电子复印机,所有申请人都应有能力提供电子副本。 因此,FDA不批准对提供eCopy的豁免。
IV. 是否有其他类型的提交文件,无需eCopy
可提交哪一份eCopy? 虽然《FD&C法》第745A(b)条没有要求eCopy,但FDA也接受并鼓励你提交eCopies,用于:• 513(g) 索取资料的请求(513(g)s);和 1988年临床实验室改进修正案(CLIA)分类请求(CLIA记录);CR)和CLIA豁免申请。
e 这三种提交类型的资料属于自愿性质;然而,如果选择提交eCopy,则必须符合附文1概述的技术标准。
V. eCopy 的处理步骤是什么?
a. eCopy的技术标准是什么? 附件1详细列出了eCopy的技术标准。 不符合附件1技术标准的eCopy将不予接受。如果不接受 eCopy, 文件将被放在格式上, 直至提供有效的替换副本 。
b. 建立eCopy的推荐方法是什么?
A. PDF 内部的书签和超链接
应使用单一PDF档案中的书签和超文本链接协助审评员浏览提交的内容。然而,虽然这些不是eCopy所需要的要素,但书签和超文本链接对于通过文件有效导航至关重要。如果您使用书签或超链接,请考虑以下内容:
可以为单个PDF文件中图表和表格标题的一节、分节或标题的标题创建书签和链接引用。包括提交材料或项目主目录上有意义的书签,有助于审查者查找资料和浏览提交。
超链接被用于通过个人PDF文件改进导航,受到鼓励。超链接可以使用细线或蓝色文字通过矩形指定,也可以在目录中为超文本链接使用隐性矩形以避免蒙蔽文字(注:在超链接中使用蓝色文字是最广泛承认的风格。附录、表格或同一页上没有的数字有助于提高导航效率。
书签和链接通常最容易在单词处理器中通过使用标题、页眉或样式来创建书签和链接,当文件转换为 PDF 时,这些书签和链接可以被翻译成书签。 或者,也可以在最终的PDF文件中创建书签,选择文本,并在该地点新建一个书签,以该文本为名称,或制作新的书签并手工命名。
虽然在一个PDF文件中使用书签和超链接很常见,但也可以在提交文件的其他PDF文件中创建书签和超链接。我们建议使用书签和其他PDF文档的超链接,如果使用这些功能将有助于审核人员浏览你的提交。如果您选择使用这些功能在不同 PDF 文件之间导航, 那么请记住 1) 使用相对而非绝对的文件路径,(2) 使用符合eCopy要求的档案名称;(3) 使用符合eCopy要求的文件夹名称。请注意在文件名中使用数字前缀的要求,它将允许您的文件按有意义的顺序出现(而不是根据每个文件名称的第一个字母的字母顺序排列)。 在插入链接后修改文件或文件夹名称,链接将断开链接。如果您使用 eSubmitter 工具来修改您的文件或文件夹名称, 以满足 eCopy 要求, 那么PDF 文件之间的任何链接都可能不再有效 。
B. 从源文件创建 PDF 文件( 首选)
从源文档创建 PDF 文件是创建 PDF 的首选方法,因为这将允许在 PDF 中自动创建可搜索文本 。如果您在文档中创建了超链接和书签, 我们建议您在创建 PDF 文件后测试链接, 以确保链接运行正确 。在从源文档创建 PDF 时(例如 Microsoft Word 文档),请考虑以下内容:
- Adobe Plug- Ins 插件 如果您在 PDF 文件中使用 Adobe 插件, 并/ 用于捕捉或显示数据,信息可能无法正确显示,因为审评员可能无法利用某些插件来通过插件显示审评内容。
- 字体字体 在你的原始文件中应使用下列字体之一:Times New Roman;Verdana;Arial;Tahoma;或Helvetica。您应该避免在同一文档中使用自定义字体和多个字体。 我们建议在整个提交过程中使用相同的字体 。
我们建议使用黑色字体颜色。 蓝色字体可用于超文本链接 。如果使用非黑色字体颜色, 则避免灰度打印机上打印不精明的浅色 。建议使用灰度打印机打印文件样本页,在提交之前先测试彩色复制。然而,我们将接受较小的字体。
C. 从扫描文档创建 PDF 文件
申请人应在可行的情况下直接从源文件创建所有PDF文件,而不是通过扫描创建。扫描纸质文件产生的PDF文件远远低于直接从原始文件产生的文件,如微软Word文件,因此,如果可能的话,应当避免。 含有水印的纸张文件,如草案或COPY等,不适合扫描,因为水印使扫描文件难以或无法阅读。 被扫描的文件,特别是表格和图表,更难阅读,使审查人员无法复制和粘贴文字以供编辑。
对于任何扫描文件,我们建议您进行光学字符识别(OCR),以便可以搜索文本。如果您文件中的文字无法搜索,FDA将使用eCopy中的OCR技术,使其可以搜索审查员。检查内容是否被正确转换为:(1) 突出文本的某个区域,(2) 查找一个词或短语。如果在搜索中未返回该词或短语,则OCR不承认该文本。FDA认识到,在某些情况下,对带有数字和图像的文件使用OCR可能不可行。
被扫描的文件,特别是那些带有图像、照片和录像的文件,其文件大小往往很大。在整个提交过程中,大型文件可能会遇到更多问题,从而造成延误。因此,建议提交材料的整套办法总额不超过4GB,附件不超过1GB。建议任何所附图像和视频都压缩成微软视窗兼容格式,可在本地Windows OS应用程序或VLC媒体播放器应用程序中查看(例如:我们强烈建议使用 HEVC 视频压缩来拍摄影片。 只有在需要高分辨率支持审查该器械时,才应提供超高定义视频。在确定正确分辨率以显示图像和视频中值得注意的特点时,要小心。
FDA承认,在某些情况下,将扫描文件添加到eCopy中是适当的。例如,如果你不以数字方式签署IDE提交所要求的《研究者协议》表格,那么eCopy副本中将添加一份经扫描的该签名文件的PDF副本。 FDA建议你采用这些方法来创建eCopy。然而,虽然本节所述方法并非对eCopy的要求,但eCopy必须符合附文1的技术标准。
c. 在为原始提交书编写电子副本时,相对于对审查持有通知的答复而言,是否有特殊考虑? 没有特殊考虑,因为电子eCopy计划没有规定文件的内容(原件、补编、修正或报告)。每一eCopy是其本身的实体,附件1中同样的技术标准适用于每一eCopy。这意味着卷(如果适用的话)和PDF编号从每个新的eCopy开始,而不是从以前提交的eCopy开始。仅包括与当前提交书有关的内容(例如:ePMA主要缺陷信函答复的eCopy仅包括答复内容,而不是原来的PMA内容加答复内容)。
d. 在选择eCopy媒体时是否有任何问题需要考虑? 虽然通过CDRH门户网站或ESG NextGen提交文件是电子eCopy文件的首选方法,但由每个申请者决定是否将您的电子光盘刻录在CDDVD上。或将提交邮寄给FDA时的闪存驱动器。但是,请注意,某些媒体品牌,特别是闪存盘,预先装上文件,可能导致eCopy在装载过程中失效。您应该检查媒体是否预加载了文件, 并在将 ECopy 复制到媒体之前删除它们 。
注:如果提交材料超过标准光盘的大小,FDA建议使用DVD或闪存盘,其存储空间较大,而不是通过多个CD分割您的eCopy 。
e. 如果涉及另一个提交方怎么办? 如果另一方(例如律师事务所、顾问)代表申请人提交提交,eCopy仍必须符合附文1的技术标准,才能由FDA成功处理。不论何人提交eCopy,eCopy要求都是一样的。我们的技术标准要求提交方附上公司附信。
f. 如果这是一个捆绑的提交书怎么办? 对于捆绑的提交书,只应有一份附有签名的公司首字母,而且只有一份适用于捆绑中所有提交书的eCopy。与捆绑中的每份提交书有关的公司封面信件或eCopy不应有不同。 公司附信应包括一份清单或表格,列出所有属于捆绑内容的提交材料。列表或表格应具体说明受该变化影响的每个器械的提交号、商品名称以及适用的型号。 g. 如何创建符合技术标准的eCopy? FDA网站9 上有一个免费的eSubmitter-eCopies工具,我们鼓励申请人使用该工具,不管你提交申请的中心在哪里。这一工具是可选使用的;然而,该工具的一个好处是,它创造了符合附文1所述技术标准的实时eCopy。该工具引导您通过添加内容的步骤, 并将在卷/ 文件夹和 PDF 中添加任何所需的前缀 。
作为一项额外资源,有一个针对eSubmittereCopies工具的快速参考指南10。重要的是,在使用 eSubmitter-eCopies 工具时只使用此参考指南,而不使用现有的通用 eSubmitter 指南。
请注意,eSubmitter-eCopies工具没有通过ESG NextGen或CDRH门户网站传输eCopy。相反,如图1所示,eSubmitter-eCopies工具提供了格式化的eCopy内容,供您下载到本地计算机驱动器上。 eCopy 内容保存在一个长字母数字名称的文件夹中 。您需要打开本地计算机驱动器上保存的长字母数字名称的文件夹, 并将这些内容刻录在您的 CD, DVD,或闪存盘,或通过CDRH门户网站或ESG NextGen(首选)提交。不要添加 ESubmitter- eCopies 工具在文件夹外您本地计算机驱动器上保存的长字母数字名的文件 。因为 ESubmitter- eCopies 工具创建的额外文件仅用于记录 。
给申请人的提示: 如果您在使用 eSubmitter- eCopies 工具后将任何文件添加到 ECopy,您可能会创建隐藏的临时文件或其他错误,导致 eCopy 无法完成装入进程 。如果在向提交软件包添加文档时打开了文档,而您在未保存文档的情况下对文档进行了修改,然后,文件和文件隐藏的缓存文件将添加到提交材料包中,导致文件到达FDA处理时失败。为了避免发生这种情况,在将文档添加到提交软件包之前,您必须保存并关闭所有文档。使用下文第五.h节所述的eCopy验证模块,以核实eCopy的格式。 图 1: eSubmitter-eCopies工具最终包装屏幕的截图
如果有任何关于eSubmitter-eCopies工具的技术问题,请在eCopy提交FDA之前联系cdrhesub@cdrh.fda.gov。
h. 你怎么知道eCopy在发送至FDA之前是否符合技术标准? 为了确定eCopy在送交FDA之前是否符合附文1所述技术标准,我们建议申请人使用免费的eCopy验证模块对电子Copy进行核查,该模块现已登载于FDA的网站上,11 我们鼓励申请人使用该模块,不管你提交申请的中心在哪里。这一自愿工具将核查eCopy的格式,并提供关于eCopy所载错误的信息。
以下图2显示该工具的初始屏幕。 您先单击“ 选择文件夹” , 确定现有 eCopy (例如 CD、 DVD 或闪存驱动器) 的位置 。一旦您选择了 eCopy 的位置, 请单击运行分析 。这一工具贯穿附件1所述的所有技术标准,或者确认eCopy符合技术要求,或者提供不符合技术要求的理由。如果遇到错误,请重新包装提交文件,并使用验证工具再次核实格式,然后送交FDA。
给申请人的提示:建议您使用 ECopy 校验模块检查 CD, DVD, DVD,或闪存盘,然后提交FDA,以便查明任何可能导致eCopy故障的错误或隐藏文件,使FDA使用的eCopy装入器失效。 图 2: eCopies 校验工具初始屏幕抓图
一. 如何向FDA提交电子副本? 我们建议通过CDRH门户网站提交eCopy。然而,如果你选择邮寄eCopy,您应确保提交材料中包含一份签名的附信,并将媒体(如CD、DVD、闪存盘)送往CDRH或CBER文件控制中心(DCC)。DCC的地址可在eCopy医疗器械文件网站上查阅。
j. FDA如何处理电子拷贝? 在FDA收到提交并登录到我们的数据库时,有关工作人员将同时确定eCopy是否通过装载过程。
eCopy若通过装载过程,公司背信和eCopy内容将装入有关中心的正式提交材料存放处。
如果 eCopy 无法完成装入进程, 我们将书面通知您( 电子邮件) 您的提交书被格式搁置 。持有通知的格式将说明电子可复制失败的原因和提交替换电子可复制件的后勤工作。重要的是,你必须遵守这些指示,以避免在处理替换eCopy时出现延误。提交将搁置,格式不变,直至向FDA提交有效替代电子副本,并核实其是否符合附文1的技术标准。
12 疾病和生殖健康管理由疾病和生殖健康委员会工作人员管理,疾病和生殖健康委员会工作人员和监管项目管理员共同管理。 13 不要混淆“格式持有”与用户收费持有;即使提交了有效的电子可兑换票据,也可因未支付用户收费而将提交书交付用户收费持有。此外,不要混淆“形式持有”与FDA的决定,例如拒绝接受或拒绝申报。在提交材料接受任何审查之前,要进行格式搁置。一旦接受审查,如果适用于提交材料的类型,将进行接受和/或归档审查,另见本指南第五.1节。 k. 针对格式持有情况,你向FDA提供了什么? 如上文所述,您将收到一份通知,其中说明您的eCopy未能完成装载过程的具体原因。在对格式持有通知作出答复时,您必须提供: 一份附有签名(最好是修订日期)的公司封面信;• 符合附文1技术标准的替代电子副本。向FDA邮寄时,一定要将媒体贴上完整的提交编号,并标明其为“替换eCopy”。
请确定您为提交文件提供完整的 eCopy , 而不是仅提供更正过的文件或文件夹 。仅就提交电子记录室的eCopy而言,在某些情况下,只有无法上传的文件才需要重新提交。如果CBERRPM通知你已为你的提交指定了提交跟踪编号,新的eCopy及其签署的公司背信应明确标明指定的提交材料跟踪编号,并声明eCopy是对提交材料的修正。
无论eCopy故障是否与公司开具的开具证明函有关,公司都需签有签名的附信,因为DCC需要能够到公司贴上封面信,以记录替换eCopy的收件日期。
请注意,如果你的eCopy失败的唯一原因 是因为你公司背信上没有签名然后,你只需提供一份经签字的纸质副本,作为你根据格式持有通知提交的经修订的公司附信的复件。
l. FDA如何处理替换电子复印机? 当FDA收到替代eCopy件时,其处理方式与最初的eCopy件相同。更具体地说,要确定替换eCopy是否通过装载过程。如果没有,则提交书将再次保留格式,并发给你一份格式保留通知。您应通过 CDRH 门户网站 ESG NextGen 或 DCC 递交 替换 eCopy , 并附上 公司 背信的 签名副本 。不论提交方式如何,请将本提交明确标明为“替换eCopy”,并附上格式上持有信函上标明的完整文件号。
请在替换文件eCopy时提供具体文件(原件、补编、报告或修正案)的全部内容,而不仅仅是更正。请不要只提供经过更正的PDF。例如,如果您向PMA提交第1号修正案的eCopy, 其中包括10 PDF,并收到了一份第1号修正案的格式封存函,其中确定了其中一个PDF的无效命名公约,将您替换为第1号修正案的eCopy, 应包括所有10个PDF, 并附有无效PDF的更正命名协议。 m. 需要考虑哪些时间框架? 若您正在提交新的提交书并收到格式持有通知,应在180天内对该格式做出回复,保留通知。如果FDA在格式持有通知后180天内没有收到替代电子副本,FDA可考虑收回你的提交,并在我们的数据库中予以关闭。
正在对审查保持通知作出答复(例如,对PMA重大缺陷函作出答复)的,您应允许发送邮件和eCopy处理时间,以确保您在审查中遵守通知截止日期。使用CDRH门户网站可以消除邮件处理延误,如果回复邮寄至接近或180天时,您可能会撤回或关闭提交文件。
n. 何时开始审查提交? 只有在收到有效的eCopy之后,才开始审查提交材料,如果适用,用户费已经支付。然后将进行适用于提交书类型、接受或接受以及归档审查。 否则,将开始对提交书进行实质性审查。
o. 如果您为不需要eCopy的提交类型提交了eCopy, 并收到了格式持有信函, 您有什么选择? 若您提交eCopy, 请求或报告或紧急使用报告、 IDE 有害事件报告、EUA、MAF、513(g),或CLIA提交材料(CRs和CWs),但不符合附文1的技术标准,将搁置提交材料的格式。不同于其他需要有效eCopy的提交类型,您可以选择对该格式做出答复,以纸质副本持有通知,而不是替换eCopy。
VI. 如果你的器械受CBER监管怎么办?
CBER将接受包含所有内容的eCopy, 包括封面信,并符合附件1通过ESG NextGen15规定的标准,或通过CBER文件控制中心对有形媒体规定的标准。第三节所列所有医疗器械提交类型,以及随后提交的任何原始提交,包括修正案、补编、这些报告(包括年度/定期报告和核准后报告)必须采用eCopy的形式,而不论FDA的提交情况将审查的中心在哪里。
您可以在ESUBPREP@fda.hhs.gov提交与以电子格式编写提交材料有关的问题,以便提交电子格式的提交材料。
提交材料:对FDA审查时钟和目标的影响,以及“FDA和工业行动对上市前批准申请的影响:15 见FDA网页电子提交文件门户下一代(ESG NextGen)。 也可以与CBER.CDISC@fda.hhs.gov的CBER联系,讨论以临床数据交换标准联合会格式提交数据的可能性。
附录1 - 以下eCopies的技术标准是写入FDA eCopy软件编码的标准。如果eCopy不符合下文A至D节确定的所有要求标准,eCopy将不会通过FDA的eCopy装载程序。
下一节简单概述创建eCopy的过程。至关重要的是,你必须读懂并理解附文1所述的所有技术标准。
开发eCopy的基本步骤如下:
确定您文件的内容(原件、补编、修正或报告)。 这不是由eCopy程序决定的。
根据A节的具体要求创建您的公司封面信 您的公司证明信中肯定包含签名 。
根据内容,确定您是否想要一个基于量的或非- 您的 eCopy 以 量制 结构 。 此项确定是针对每个 eCopy 独立作出的, 并不取决于为前一个文档选择的格式 。见下文B节。
如果您选择了量基提交书,则按照下文B节中的命名公约,将您的卷次加入eCopy。
- 创建您的 PDFs 并将其添加到 eCopy 中。 PDFs 是主文件类型, 如果不是唯一的的话 文件类型, 包含您的 eCopy 。 请注意, PDF 应该是通过将文件转换为原始( 本地) 格式( 例如, ) 来创建的 。Adobe Acrobat尽可能地使用, 而不是把它们制作成印刷文件的扫描版,
就PDF的命名公约而言,沿用C部分第一部分的具体细节,不要使用卷/文件夹命名公约命名PDF,因为两者不同。
如下文图3至图12所示,PDF只能添加到eCopy的根水平或体积/文件夹之下。eCopy 的“ 根水平” 定义为您打开 CD、 DVD 或闪存驱动器时所看到的主要水平。 如果您有基于 批量 的提交文件, 则会使用 CD、 DVD 或 Flook 驱动器 。然后,如下文图10和图11所示,必须在每一卷(001,002,等等)中以“001_”开头,用前缀数字命名您的 PDFs。
您可能有一个包含 ECopy 的单一 PDF, 如果它符合C节的所有标准, 包括命名公约。 单一 PDF 必须有一个“ 001_ ” 前缀 。 请注意,在考虑使用单一的PDF时,尤其必须考虑到文件篇幅限制;详情见下文C节第四部分。 除了命名公约之外,不要忘记你需要达到的其他PDF标准:(1) Adobe Acrobat或类似标准;(2) 没有嵌入的附加物;(3) 没有安全设置;(4) 50MB或较小。
如果您需要将非 PDF 添加到 eCopy 上, 请遵守 D节中的指示 。 PDF 文件通过拉链添加,并将拉链文件放在“ MISC FILES” 或“ 统计数据” 文件夹下。 不要在这两个文件夹中任何一个放置任何 PDF 。 请注意,最好以结构化格式提供统计数据,供通用统计分析软件包阅读。
如果通过邮件提交,请准备您的软件包以提交。包包括:(1) eCopy 被烧成CD、DVD或闪存盘,确保媒体包括下文A节所述经你签名的公司附信副本。
eCopy 软件包可以邮寄至DCC,也可以使用CDRH以电子方式发送。 或ESG NextGen。
A. C. 公司上信要求
eCopy方案的公司首字母必须包括代表公司签名,才能达到标准。请不要混淆公司封面信与FDA 3514表格(CDRH 预先市场审查提交封面表)17 。联系信息(包括电话号码和电子邮件地址1818),以及你的签名。 2. 在描述提交的目的时,请使用提交类型(如:PMA、提交前)、审查阶段(即:原件、修正)等特征。任何其他有助于FDA处理提交的关键字词或资料。如果已经指定并向你提供了文件跟踪编号,列入文件跟踪编号尤为重要。
另请注意,FDA倾向于不要将处理提交审查期间发现的缺陷的对策纳入公司复文,以便申请者和FDA处理。反之,请将答复纳入提交材料的主体部分。
B. 所需量或非卷或非卷结构
eCopy的结构在很大程度上取决于提交的总体规模,可按数量或非数量分类,具体如下。虽然没有限制提交总量的最大限度,建议整套提交总额不超过4GB,以避免提交过程中可能出现的延误。
来文,可在_
- 非以卷为基础的eCopy 通常建议小型提交材料使用非量基eCopyeCopy,这种eCopy结构包括一个或一个以上的根级PDF。关于所要求的PDF档案技术标准,特别是所要求的PDF命名公约,见C节。非量基eCopy的实例见下文图3至图9。
图3:所有内容都放在单一的PDF的提交前
图4:PMA年度报告,其中所有内容都放在单一的PDF
图5:所有内容都放入单一PDF的原始510(k)提交
19 请注意,这些数字仅仅是非量基电子产品结构和命名惯例的示例。这些例子中有些类型的提交书要求使用电子STAR, 不接受这些类型的提交书的电子副本。 图6:内容作为个人PDF文件添加的原始510(k)提交
图7:对510(k)封存信函的答复,对每个项目的答复都添加为个人PDF档案对510(k)短绌信的答复,该信的所有内容都放在一个单一的PDF
图9:对短缺字母的答复,每份答复作为自己的PDF
- 以卷为基础的eCopy 为便利审查提交,一般建议对大型或复杂提交采用以卷为基础的eCopy。此eCopy 结构包含根层的卷( 即文件夹) 。 每个卷都包含一个或多个 PDF 文件 。没有其它文件类型, 但PDFs可以放入这些卷中 。
为确保该系统能够创建某种文件夹顺序,各卷需要有一个命名公约。没有这种顺序,卷数将按字母顺序装载,因此不符合顺序。
每个卷必须具有下列命名公约:VOL_XXX_描述名称(例如VOL_001_机械测试);或VOL_XXX(例如VOL_001)。
编号必须有一个不重复的、连续的前缀。 第一卷的前缀为 VOL_ 001。 第二卷的前缀为 VOL_ 002, 等。如果不遵循此卷命名公约, eCopy 将无法完成装入进程 。
各卷名称的描述名称部分是可选的。但是,如果某一卷使用描述性名称,则该名称应描述其内容,并对审查人有意义。描述名可以高达125个字符,可以有空格、破折号(不是长线)、下划线和时段。关于其他命名指南,请参见下文C节第一部分。 无子文件夹 : 在此 eCopy 结构下, 您必须避免将任何子文件夹置于一个音量下, 否则 eCopy 将无法完成装入进程 。即使您有与特定数量相关的非PDF文件,您无法在这些卷中的任何卷内嵌入“MISC FILES”或“统计数据”文件夹,否则无法完成eCopy的装入。 注:以卷为基础的eCopy结构略微变化,包括卷数和至少一个PDF文件根级。这种结构通常发生在申请人在公司底部加上公司底部封面信的PDF, 与所有其他多卷的PDF组织起来时。例如,见图12。
下文图10至图12显示了以数量为基础的eCopy实例。
图10:显示VOL_001和VOL_002的PDF内容的原始PMA
图11 图12:对按专题归类答复的持有通知的答复
C. PDF 文件要求
无论您选择的是以卷为基础还是不是以卷为基础的eCopy结构,PDF是eCopy使用的主要文件格式。(关于如何在 ECopy 中添加非 PDF 文件,请参见 D 节。) 以下是 PDF 文件的要求。 如果您不遵循, 您的 eCopy 将失败装入进程 。
注:只要符合以下所有PDF文件要求,您可选择由整个提交构成的单一PDF。然而,必须指出,如下文C节第4部分所述,个人PDF档案不得超过500MB。还要记住,大型文件比小型文件要花更长的时间来打开和搜索。一个非常庞大的文件也可能很难与审评员合作,除非有书签或超链接。
- PDF 文件命名公约 无论使用哪种eCopy结构,为了确保装载系统能够创建类似于PDF文件的排序,与审查人员阅读文件的顺序相符,需要指定一个命名公约。如果没有这种顺序,文件将按字母顺序装载,因此,文件将不合顺序。
您必须对所有 PDF 文件使用以下命名协议, 不管是基于 卷的 eCopy 或非 卷的 eCopy 的一部分 : • xx_ 描述性名称
PDF 文件名有一个不可重复的、连续的3位数前缀,后面加一个下划线 (_)。第一个PDF的前缀是001,第二个PDF的前缀是002,等等。请注意,如果您有量基提交文件,您需要从PDF的编号001、002等开始。如上文图10和图11所示,每一卷内的每一卷内。如果PDF文件命名公约没有得到遵守,eCopy将无法完成装载过程。
ePDF仅包括一个PDF的计算机需要3位数前缀001。
文件名称的描述性名称部分应说明其内容,并对审评员有意义。描述名可以高达125个字符,可以有空格、破折号(不是长线)、下划线和时段。然而,标语名称不得包含下列任何特殊字符或非英文字母,否则将无法完成装载过程:• 星号(*);· 双重报价标记(“); 问号标记(? ); 和 结号(😃; 各种其他符号(例如 , *, β, α, □ TM)。 • 英镑符号(#)
附文1中的数字中都有PDF文件名的例子。
注:3位数文件名前缀与PDF文件的内容或部分位置之间没有任何关联(例如,第10节的答复不需要“010_”前缀)。 3位数的前缀仅由装货软件用于按正确的顺序装载PDF;否则,该系统将按字母顺序装载PDF文件。视所涉中心而定,审查工作人员在将3位数的前缀装入官方储存库后,可能甚至看不到或甚至看不到该前缀。
因此,重要的是,你的PDF文件要有有意义的描述性名称,以便明确审查工作人员文件内容所涉及的内容。您也可以使用“描述名称”来引用部分或“标签”号,或审查缺漏项目。 说明性名称将便利审查过程,使审查人能够轻松地浏览信息。附文1中的数字中都有PDF文件不同描述性名称的例子。
- 没有嵌入的附件或属性 我们先前版本的eCopy软件拒绝带有嵌入附件和属性的PDF文件。我们发现,被拒绝的PDF档案是由于申请人没有故意嵌入、而且他们不知道的嵌入附件或属性所致。 因此,为了简化eCopy处理程序,我们更新了我们的软件,不拒绝带有嵌入附件或属性的PDF。不故意将附件嵌入 PDF 文件,因为这些嵌入附件与我们的官方存储库不兼容,这可能导致在审议期间错过这一信息(例如,我们不能在PDF的嵌入附件中查找内容);当从官方存储库下载 PDF 时,附件将被删除)。
注:不要将嵌入的附录或属性与超链接或书签混淆起来,因为它们非常不同。超链接和书签不仅允许使用,而且还鼓励使用,因为它们便利审评员对提交书进行导航;以上第五节B部分对此作了说明。 3. 没有需要密码打开的 PDF 格式 包含保护文件的PDF文件,允许用户打开提交书,但保护其不受修改,可以被接受和处理。然而,我们不鼓励在任何类型的安全环境下提交PDF档案,因为这影响到我们有效编辑机密商业信息的能力。此外,密码保护的PDF无法被接受或装入我们的系统,因此任何带有密码的提交文件都将被格式搁置。
- PDF 文件大小限制在 5000MB 或以下 虽然eCopy的总大小没有限制,但每个PDF文件必须限于50MB或更小。
如图13所示,在将文件(CD、DVD或闪存驱动器)添加到eCopy介质(CD、DVD或U盘)后,要小心查看文件大小。这里显示的文件大小是装入软件将用来确定是否达到技术标准大小的软件。不使用文件属性中的大小限制或您在 PDF 文件上悬浮光标时显示的大小限制,由于这两件尺寸都将较小,而且会误导你是否达到了PDF尺寸的技术标准。
图13:超过50MB尺寸限制且将无法完成eCopy装载过程的PDF
如果文件大小大于50000MB,则必须将内容分割成多个文件。我们建议你用明确反映文件最初是一个单一文件,被分成多个文件的方式来命名文件。建议实现这一点的一个办法是将文件命名为下文图14所示的第一部分和第二部分。
图14:您如何将一个大于5000MB的 PDF 分割并标记为多个文件的示例
D. 如何通过“统计数据”和“MISC FILES”文件夹添加非PDF文件的要求
B节说明以数量为基础的eCopy和非以数量为基础的eCopy如何包括PDF文件。 但是,除PDF档案外,eCopy也可以包括非PDF档案,如果适用于某一提交。
将非PDF文件添加到eCopy 的三个必要步骤如下: 将“统计数据”或“MISC FILES”文件夹添加到eCopy的根层。 这些文件夹必须精确拼写, 但并不区分大小写 。 • 将所有非PDF内容输入一个或多个拉链文件。我们建议,对于一个拉链文件或你添加到拉链文件的任何内容,应采用命名公约,以避免使用C.1.中指明的特殊字符或非英文字母,上方。拉链文件没有大小限制。 • 统计数据、录像和医疗图像(例如CT、MRI或DICOM格式的X光)一般是大档案,这反过来将导致提交文件的篇幅过大。 虽然本节讨论的拉链档案没有篇幅限制,但FDA强烈建议你采取适当和可行的步骤,减少档案的篇幅。例如,录像可以压缩到比原始录音小得多的大小。必须认识到,庞大的档案规模需要更长的时间来装载,并可能与FDA审查工作人员产生问题。尽可能将您拉链到合理小的文件大小的非 PDF 设置为非 PDF 。 如果您有多个大的非 PDF , 请将其分割为单独的 zip 文件 。 • 在“统计数据”或“MISC FILES”文件夹中添加拉链文件。
如果您不遵守这些要求,eCopy将无法完成装载过程。
注意: 取决于您想要添加到 ECopy 中的非 PDF 文件类型,您可以确定,在您的 eCopy 中既要有“统计数据”文件夹,又要有“MISC FILES”文件夹。 以下图16说明了这一点。
下文描述适当信息的类型,作为“统计数据”或“MISC FILES”文件夹的一部分。
- “统计数据”文件夹 “统计数据”文件夹用于将统计数据类型,包括元数据、数据细目列表和方案代码,添加到以原版格式的eCopy上,例如,但不限于:SAS;XPORT;XML;SGML;S-Plus;R文件;ASCII;Molfiles;和Excel。 元数据包括数据词典和术语、格式、附加说明的案例报告表格、统计分析细节、以及有助于了解和使用数据的任何其他资料,对使用的格式没有任何限制;不过,鼓励采用包括可变标签和字典信息(如SAS XPORT)的文件格式。
在将内容放入统计数据文件夹之前,不要忘记拉链内容。
- “MISC FILES”文件夹
20 关于进一步的资料,见最后指南,“以电子格式提供标准研究数据 ” 。 “MISC FILES”文件夹用来添加无法提交(或不应提交)的PDF格式文件类型,且不具有统计性质(例如:视频、医疗成像(DICOM格式、机器可读软件源代码)。这些杂项档案可以以本源格式列入MISC FILES文件夹下的eCopy,例如,但不限于:.gif;.tif;.tif;.jpg;.avi;.mpeg;.wmv;和. txt. 对本地格式没有限制。
此外,为了精简审查进程,FDA鼓励你在MISC FILES文件夹中也列入:eCopy正文以PDFs形式提供的某些文件或资料的Microsoft Word版本。eCopy主体中的PDF版本包括作为基于容量或非量的eCopy结构的一部分的eCopy主体中的PDF版本,并在MISC FILES文件夹中包含一个微软 Word版本,以协助审评员。不包括微软 Word 版本,代替PDF 版本。 进行互动审查,使FDA能够向申请人提供反馈和/或完成审查。 将这些文件纳入MISC FILES文件夹的eCopy, 有助于在对提交进行实质性审查时尽可能减少可能的延误。建议的文件酌情包括:• 将任何提交材料贴标签,最好将每件文件(例如医生标签、病人标签、操作员手册)作为单独的档案;· 产品管理协议安全和有效性数据摘要;以及
为了避免装载错误,我们建议,在MISC FILES文件夹的拉链文件中添加的任何文件的命名公约应避免使用C.1中标明的特殊字符或非英文字母,然而,对于列入MISC FILES文件夹的微软 Word文件,建议使用类似于PDF等同档案的命名公约,以便审查人员能够容易地作出相关反应。
在将其放在MISC FILES 文件夹中之前,不要忘记拉上内容。
图15提供了非量基eCopy与MISC FILES的一个实例。图16提供了一个基于卷的eCopy的例子,它既包括统计数据数据,也包括MISC FILES文件夹,两个数字都直接显示文件夹下的拉链文件。
21 请注意,这些数字只是非量基电子Copies的结构和命名公约的示例,这些非量基电子Copies包含MISC FILES和/或统计数据文件夹。这些例子中有些类型的提交书要求使用电子STAR, 不接受这些类型的提交书的电子副本。 图15:带有“MISC FILES”文件夹的非量基提交文件实例
图16:与“MISC FILES”和“统计数据”文件夹“指导历史* 2025年12月最后指南修订日期(日期修订)”相比,以数量为基础提交“MISC FILES”和“统计数据”文件夹的实例,这些修订是在第2级指导程序(21 CFR 10.115(g)(4))下发布的。澄清eCopy方案与电子STAR方案的交叉点,以及CDRH门户网站或ESG NextGen的可用性,以及稍作更新以反映现代技术标准。 对第2级指导程序(21 CFR 10.115(g)(4))下发布的《2020年4月最后指南修订案》的修订案。仅作些小的更新,以澄清欧盟国家可按“医疗产品及相关当局紧急使用授权”指南所述,通过电子邮件提交欧盟国家。
- 本表于2025年12月开始实施,以往的指导历史可能无法全部记录。
脚注
[^2]: 见FDA的CDRH门户网站网页Send and track your submission online: CDRH Customer Collaboration Portal。
[^3]: 见FDA电子提交书网页《下一代电子提交书网关》(ESG NextGen),由本指南提供,供FDA处理和接受该提交书供审查。除非已查明这些实体被豁免或放弃,或符合第745A(b)(3)条规定的仅以电子格式提交的标准。在745A(b)(1)和(2)项下提交的提交中,如未提交不符合本指南规定的标准的eCopy和eCopy提交书,格式将被搁置,直至向FDA提交有效的eCopy并核实其符合标准,提交格式不变,审查时间将不开始,提交将不予审查。格式持有状态适用于原提交材料、补编、修正和报告。
[^6]: 欲了解更多有关欧盟机构的信息,请查阅FDA的指南,“医疗产品及相关当局的紧急使用授权”。• 《公共卫生服务法》第351条下的某些《基本生活保障法》规定的某些基本生活保障法;o 仅适用于由生物分类管理的生物产品器械,不论这些器械是否要求在提交生物分类法之前提交IND。这些器械一般是用于检查输血传染疾病和兼容性测试的捐血血。其中包括原始应用程序、功效补编、
[^8]: 欲了解关于CR和CW提交材料的更多信息,见FDA的指南 " CLIA分类行政程序 " 。
[^18]: 有关与CBER的电子邮件通信的更多信息,见SOPP 8119:电子邮件用于监管